Todas as ocorrências negativas que aconteçam antes e durante a festa podem afetar a marca da empresa, seja ela a contratante, organizadora, parceira ou convidada.
Planejar não é fácil, especialmente quando se trata de festas ou confraternizações de fim de ano.
Normalmente o departamento de Recursos Humanos assume essa responsabilidade, no entanto muitos não envolvem outras áreas, como forma de integração das necessidades e nem desenvolvem uma lista para o ano seguinte, incluindo as lições aprendidas.
Todas as empresas envolvidas no projeto devem se sentar à mesa, desde o início, para alinhar as atividades, a fim de assegurar o fiel cumprimento do cronograma e integração das etapas.
Dessa forma, listamos algumas dicas que devem ser consideradas para um planejamento estratégico e seguro das confraternizações ou similares nas organizações públicas ou privadas. Essas dicas podem ser adotadas tanto por quem trata o assunto do prisma gestão de projeto, gestão de comunicação, marketing e gestão de marca, entre outros, bem como por quem trata como uma simples festa:
- Assegurar a participação no mínimo da Segurança do Trabalho e Patrimonial no planejamento.
- Definir se será somente para funcionários e/ou com convidados.
- Definir a quantidade de bebidas alcoólicas ou a proibição.
- Definir se será na própria empresa ou local alugado.
- Considerar a contratação de ambulância com médico e enfermeiro, compatível o nº de pessoas.
- Se o local tiver piscina, livre para uso nessa festa, contratar no mínimo um salva vidas.
- Adquirir um mapa dos arredores e principalmente com a rota para um hospital.
- Disponibilizar uma lista com telefones de emergência, incluindo os telefones dos organizadores.
- Definir o tipo de transporte, se fretado ou individual.
- Estabelecer convênio com estacionamentos legalizados no local do evento.
- Definir crachá com foto para os organizadores e seu nível de comando.
- Estabelecer convênio com serviços de táxi de empresas legalizadas.
- Deixar claro o horário do evento com início e principalmente o fim.
- Disponibilizar a lista dos convidados na entrada, observando que os menores de idade devem estar acompanhados do responsável legal.
- Disponibilizar banheiros em números suficientes aos convidados.
- Assegurar que os alimentos a serem utilizados estão dentro da validade e normas de conservação e fornecidos por empresa legalizada.
- Assegurar que a comunicação e divulgação ou entrega dos convites chegue à todos os interessados com antecedência.
- Importante contratar profissionais treinados no trato com crianças, bem como locação de brinquedos apropriados de empresas legalizadas.
- Solicitar autorização formal para divulgação das fotos das pessoas e do local para futura divulgação, mesmo que interna.
- Assegurar que no local tenha extintores, de preferência com carga ABC.
- No convite deixe claro as regras de segurança.
- Informe os cuidados ao chegar e sair da festa.
- Contrate brigada de emergência de empresa legalizada e habilitada.
- Defina se a participação será voluntária ou compulsória.
- Contrate equipe de limpeza de empresa legalizada.
- Assegure que os profissionais que servirão os convidados estão devidamente preparados.
- Definir local para fumantes.
- Assegurar um local para guarda dos pertences e bolsas.
- Assegurar a disponibilidade de meios de comunicação física e móvel para o time da vigilância patrimonial e organizadores e, de preferência, que se faça testes antes da festa.
- Assegurar quantas saídas de emergência forem necessárias para o público convidado.
- Contratar empresas de segurança habilitadas e legalizadas para o fornecimento de vigilantes com experiências em festas ou grandes eventos.
- É interessante que, além de luzes de emergência, o local tenha geradores, com capacidade mínima a tempo de finalizar/manter a festa com tranqüilidade.
A lista acima se aplica também os casos em que o local possua a infra-estrutura mínima e as autorizações e habilitações legais para este tipo de evento.
Independente do caso, uma avaliação de qualidade, incluindo o contato com outros usuários deve ser feita para a verificação de satisfação dos serviços prestados e do local.
A sensação e percepção de organização da festa deixarão os colaboradores e os convidados mais seguros. A partir daí, todos respeitarão as regras, que obviamente devem ser claras e objetivas, de tal forma que agregue valor a marca da empresa.
Entende-se como sucesso o fato do evento não marcar negativamente a marca. Portanto, é responsabilidade social da organização, assegurar a prevenção de perdas e mitigação dos riscos no planejamento e execução da festa/confraternização, elaborando análise de riscos, bem como planejar e elaborar os planos para as emergências e para as contingências tais como tempestades, alagamentos, chuvas e incêndios que podem ocorrer no local ou no entorno, entre outros.
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